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  • 010904臉書留言錄(九)撰寫系所評鑑報告抒感

撰寫系所評鑑報告抒感

臉書留言錄(之九)

釋昭慧
 
  這幾天日以繼夜趕寫系所評鑑報告書,真的已經到了「焚膏繼晷」的程度。
 
  由於十一月間,校方將先找專家來作系務檢視,並作實地訪評,以求各系所在明年十月或十一月間的高教評鑑中心訪評之前,能將缺點加以改善,因此先期的「軍事演習」,當然在所難免。我得將評鑑報告書完稿,並製作出簡報檔,於九月四日(今天)上午向校長及一級主管作出彙報。
 
  整個報告必備的有:目次、摘要,以及「導論、本系之歷史沿革、自我評鑑過程、自我評鑑結果」等五章。「自我評鑑結果」又分五大項目:項目一:「標、核心能力與課程設計」項目二:「教師教學與學習評量」,項目三:「學生輔導與學習資源」,項目四:「學術與專業表現」,項目五:「畢業生表現與整體自我改善機制」。
 
  作為系主任,我責無旁貸地負責前四章的撰寫。第五章依規定要由系上老師分工。我擔起了第一項,亦即:「目標、核心能力與課程設計」,其他四項,都是由老師們分擔起草。並且由於所撰寫的每一句話都要附帶備齊資料,千切不可天馬行空,因此我們還依高教評鑑中心的規定,成立了五個「工作小組」,由助教帶領十餘位發心承擔各小組助理的大學部與研究所學生,為老師們提供資料。
 
  我的性子急,一分工後即已著手,早早將前四章與第一項寫完初稿,大約有六十頁之多。既然這樣,為什麼這次竟還熬夜趕工,趕得那麼累呢?幾位老師不是不認真,也不是不支持這項浩大工程。玉峰老師交得最早。他快快地把第四項中有關教師的學術成果,作了初步的彙集;運喜老師是前系主任,他十分關切我們的進度,他自己扛著「生命禮儀學位學程」的系主任職,一人得撰寫該系的整份評鑑報告,已經十分吃力,實在是忙不到我這裡來。
 
  得要感謝金木老師與根瑟老師,他們為了撰寫評鑑報告,還特地於暑期到校找資料,一人口述,一人撰打。而翊鑫老師一人就扛了兩項來作初稿,並且也很努力地分析了一些就業輔導中心所提供的量化資料。
 
  問題就出在:最近系上兩位老師前後病倒,其他老師分擔著教學、輔導與論文指導以及自己的研究工作,也已經是十分辛苦的了。他們雖已針對後四項,或多或少作了初步的文字稿,但倘若資料不足,委實很難寫得詳備。系助教是素芳,她很用心投入系務,但光是系務就已夠她忙得團團轉,我怎忍在評鑑事務上,又加重她的負擔呢?
 
  工作小組的助理們很努力,今年五月初將他們納入工作團隊後,他們在這裡投注了不少的心血。他們勤於向老師們索取學術成果資料,籌備開會事宜,製作會議紀錄,並且製作調查問卷。他們甚至在助教協助下,翻查校、系會議紀錄與量化資料,為的是提供老師們作後續的撰寫。但是大家都在摸索中學習,助理無法確知老師們須要哪些資料,老師們一時也不知要向助理調取哪些資料。於是暑假之後,老師與助理大都離校,工作就不知覺延宕在那裡。
 
  待到研發室祭出「八月底」作為交稿的最後期限時,我已不得不親自披掛上陣,將其他四項作大幅度的增撰與修改。於提筆前先行拜讀在林博文副校長與行政主管們協助下完成的應心系範本,這才發現,後四項自己幾乎得全部重寫。
 
  原來,老師們真的不可能全面熟悉系務,更不瞭解整個學校支援系統所提供給師生的教學與學習資源,要他們獨當一面來承擔撰寫,確實是很不容易的。老實說,倘若我沒有三年半居處行政職位,也一樣會寫不出道地的評鑑報告。
 
  報告書終於在昨日凌晨完稿,總計一百三十多頁(將來還要再精簡到八十頁)。昨晚依著報告書內容,通宵趕著製作ppt檔,以備今日上午於口頭報告時作一放映。大一學生光持法師也幫了我一個大忙,晚間將一些文字陳述改製圖表,並且即時傳送給我。這讓我的ppt生動不少。沒想到我這麼一做,求好心切的毛病就發作了,做到「不知東方之既白」。辦公室燈火通明,連警衛都上樓來垂詢、關切。
 
  墨非定律很有趣:「事情總是在最後期限內完成的。」說起來,只要提早起步,這樣天天熬夜趕工的苦頭似可免除。但是經驗告訴我:只要還沒臨到最後關頭,我總有其它做不完的事——會客、公忙、備課、出國講學、趕寫論文或其他文稿,為學生的碩士論文、會議紀錄乃至(學生為自己聽打、筆錄的)講記潤稿,處理社運議題及人事因緣。乃至在臉書上,將認為值得回答的觀念,仔細寫在留言版上以酬答網友。
 
  但當最後期限屆臨之時,我終於將萬緣放下,全心投入這份工作。而這時,另一個莫非定律又驗證了:Anything you try to fix will take longer and cost you more than you thought. (姑且這樣翻譯:「任何你嘗試著修復的事情,它所花費的時間與代價,將遠超過你的想像。」)
 
  早在看到初稿時,我已心裡有數,知道自己必然得「花費時間與代價」,但我還是沒料到,工作量龐大到遠超過我的預期。最後關頭趕工時,我一邊寫稿,一邊向素芳與助理、學生調取資料,一邊還得請助教與學生製作出相關量表,好讓我拿來作進一步的分析陳述。白天依然還要開會、會客,這簡直是一場時間與體能的「超限戰」!
 
  熬到今天早上將近七點,終於大功告成,並將製作完畢的ppt檔列印出15份,以備九點的報告之用。然後才驅車到我的宿舍休息。行經校門口時,警衛關切地回頭將視線投射過來。好像在納悶著:這麼早在校園裡開車的,會是誰呢?
 
  躺到床上,整個身體都釋放著酸痛的訊號,但此時心裡反倒相當清明。雖然大概只闔眼不到半小時,卻睡得很沉,很安心。
 
  九點不到就進入會場,將電子檔交給助教——在系務上幫我最多忙,永遠以親切的笑靨迎人的素芳。光持法師知道我整晚熬夜,說:「早知道就過來辦公室陪主任一同來製作ppt。」聽了真是感動,但她已夠幫忙的了,我怎麼忍心她這麼煎熬身體呢?
 
  口頭報告完畢,第一關的「軍事演習」終於告一段落。
 
  最後得在這裡,向校長(王鼎銘教授)致以深深的謝忱!王校長平時嚴格地要求大家,將每一個行政流程的細節,照顧到盡善盡美,他還要求各行政單位與系所,在每一個環節都要建立信而有徵的書面資料,連對學生進行口頭輔導,都必須要上EKM系統存留紀錄。這簡直是把大家弄到「天怒人怨」,並且時常抱怨這些都是「表面工夫」!他竟然還利用快樂暑期的尾聲,來向系主任緊盯進度,逼著系主任們「擠」出初步成果。
 
  但是回想一下:倘若沒有校長這樣嚴格操兵,讓我們在不知不覺間,累積了這麼多可觀的書面資料,在撰寫時隨處都可「信手拈來」,那麼,當我們面對「評鑑」這麼龐大而千頭萬緒的工作,真要起步撰寫書面報告時,拿不出這樣、那樣的佐證資料,那時一定會追悔莫及!
 
  老實說,我不是行政系統出身的人,帶僧團時使用的是直接民主的「共議制」,作社運時雖也「帶兵打仗」,但還是相當重視自由精神,甚至刻意減除科層、階級的相對性。因此我對行政系統的官僚作業與職場倫理,其實是非常陌生的。一開始與校長共事時,我甚至還與校長起過幾次衝突,因為我實在無法忍受他的「龜毛」性格,以及一生氣時垮下臉來的那種凝重氣氛。
 
  但是就在王校長任期即將屆滿(明年三月到期)的此刻,我反倒相當珍惜這份共事的深厚情誼!我看到了他的沉著、穩健與敦厚,他對學校與董事長的高度忠誠,他求全求美的行事風格與敬業精神!並且我也在他身上,學會了許多處理教育行政工作的「棉棉角角」,那是書本上學不到的,是屬與他個人的寶貴經驗。
 
  因此在本文之末,要特別向王校長表達我的真摯感恩!
 

 


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